Suivre les expéditions

Ce guide décrit l’ancienne liste de suivis de colis. Pour déclarer un départ depuis le document actuel ou gérer les transporteurs et chauffeurs, consultez Déclarer le départ des colis.

Chaque colis qui quitte un magasin a son suivi dans « Transport › Suivis de colis » : la préparation d'un transfert vers un autre magasin, ou un retour de marchandise à un fournisseur. Le suivi imprime les étiquettes des colis et garde la trace de leur départ : qui les a emportés, quand, et sous quel numéro de suivi.

Avant de commencer#

• Un suivi ne se crée pas à la main. Apitail l'ouvre de lui-même, au statut En attente, quand une préparation de transfert est publiée ou qu'un retour fournisseur est validé. Voir Transférer des produits entre magasins et Retourner de la marchandise au fournisseur.
• Dans « Paramètres › Rôles », votre rôle doit accorder :
  • sur Expéditions : Consulter la liste et Consulter le détail pour voir les suivis, Modifier pour les renseigner, Expédier pour le bouton Valider, Imprimer les étiquettes pour le PDF des étiquettes ;
  • sur Transporteurs et chauffeurs : Créer, pour ajouter un transporteur ou un chauffeur qui n'est pas encore dans la liste.
• Selon votre rôle, vous ne voyez que les colis qui partent des magasins qui vous sont attribués.

Retrouver une expédition#

1. Ouvrez « Transport › Suivis de colis ». La liste s'ouvre sur les suivis En attente : les colis prêts, pas encore partis. Chaque ligne donne le document expédié, son Origine et sa Destination (un magasin ou un fournisseur), le Transporteur, le numéro de Suivi et le nombre de Colis.

   

   Le compteur Expéditions de l'Accueil donne le nombre de suivis en attente et ouvre cette liste.

2. Pour trouver un colis précis :

   • tapez dans Rechercher le numéro du suivi (colonne #) ou son numéro de suivi ;
   • pour les colis déjà partis, choisissez la vue Envoyé dans le sélecteur en haut à gauche de la liste ;
   • pour voir tous les suivis, cliquez sur l'icône des filtres, puis retirez le filtre Statut est avec sa croix.

3. Cliquez sur la ligne pour ouvrir le suivi. Le numéro de la colonne Document ouvre plutôt la préparation ou le retour expédié.

Vous pouvez aussi partir du document : dans « Transferts › Préparations », la colonne Expédition donne le numéro du suivi et l'ouvre ; dans « Achats › Retours », elle donne le statut du suivi.

Suivre un colis#

Le suivi rappelle l'Origine et la Destination des colis. Son bloc Informations reprend le Document expédié et sa Date de document, puis ce que vous renseignez au départ.

1. Cliquez sur le crayon du bloc Informations.
2. Renseignez le départ des colis :
   • Envoyé le : la date et l'heure du départ ;
   • Numéro de suivi : le numéro donné par le transporteur ;
   • Nombre de colis : il reprend le Nombre de cartons de la préparation ou le Nombre de colis du retour. C'est le même nombre : le corriger ici le corrige sur le document et sur les étiquettes ;
   • Transporteur et Chauffeur : choisissez-les dans la liste. Pour un nom absent, tapez-le, puis cliquez sur la proposition qui le reprend : il est ajouté à la liste pour les envois suivants ;
   • Note et Images : une remarque et des photos des colis, si besoin (png ou jpeg, 5 au plus).

3. Cliquez sur Enregistrer. Le formulaire ne s'enregistre pas sans Envoyé le, Numéro de suivi ni Nombre de colis. Le suivi reste En attente : vous pouvez le reprendre jusqu'au départ.

   

4. Une fois les colis partis, cliquez sur Valider en haut à droite. Le suivi passe au statut Envoyé.

   La validation demande le Transporteur, le Chauffeur, la date Envoyé le et le Nombre de colis, et pour un retour fournisseur le Numéro de suivi. Sinon, elle est refusée avec un message qui liste ce qui manque, par exemple « Transporteur doit être rempli(e), Chauffeur doit être rempli(e), Envoyé le doit être rempli(e) ».

Pour garder une trace d'un incident (un colis abîmé au départ, un enlèvement reporté), cliquez sur l'icône de bulle, en haut à droite du suivi. Le Fil d'activité s'ouvre : écrivez votre message, joignez un fichier si besoin, puis cliquez sur Commenter.

Étiquettes et enlèvement#

1. Ouvrez le menu ⋯ du suivi, puis cliquez sur Étiquettes. Le PDF s'ouvre dans un nouvel onglet, avec une étiquette par colis, au format 60 × 34 mm.

   • Pour un transfert, l'étiquette porte le nom du magasin qui reçoit, son code postal et sa ville, les codes des deux magasins, le numéro de la préparation et le numéro du colis.
   • Pour un retour, elle porte le nom du fournisseur, le numéro du retour, son N° Document en gros caractères et le numéro du colis.

   

2. Collez une étiquette sur chaque colis.

Les étiquettes restent disponibles une fois le suivi Envoyé, pour en réimprimer une. Pour un transfert, le menu ⋯ de la préparation propose le même PDF.

Apitail ne commande pas l'enlèvement et n'échange rien avec le transporteur : le transporteur et le chauffeur sont des noms que vous choisissez, et le numéro de suivi est un simple texte. Convenez de l'enlèvement avec le transporteur, ou organisez la navette entre vos magasins, puis notez dans le suivi qui a emporté les colis. Les étiquettes d'Apitail servent à reconnaître les colis : elles ne portent ni poids ni code-barres de transporteur.

Résultat#

• Le suivi passe au statut Envoyé. Il quitte la vue En attente et le compteur Expéditions de l'Accueil, et la liste affiche sa date dans la colonne Expédié le.
• Le suivi ne change rien d'autre : ni le stock, ni la préparation, ni le retour. Pour un transfert, le magasin qui reçoit valide sa réception à part, à l'arrivée des colis. Pour un retour, la marchandise est sortie du stock dès la validation du retour.

Cas particuliers#

Un colis introuvable dans la liste#

• Le document n’est pas encore enregistré définitivement : une préparation ou un retour conservé dans les brouillons n’a pas encore de suivi visible.
• Le colis part d'un magasin qui ne vous est pas attribué.
• Le retour a été annulé : son suivi est supprimé avec l'annulation.

Les livraisons de vos fournisseurs ne passent pas par ce menu : voir Réceptionner une commande fournisseur. Le magasin qui reçoit un transfert le retrouve dans « Transferts › Réceptions ».

Une réception validée avant le suivi#

La réception du magasin qui reçoit ne dépend pas du suivi : elle peut être validée alors que le suivi est encore En attente. Le suivi reste alors dans la liste En attente jusqu'à ce que vous le validiez.

Supprimer un suivi#

Un suivi En attente se supprime depuis son menu ⋯, puis Supprimer, après confirmation. Le message « Suivi de colis supprimé » s'affiche. Il faut le droit Supprimer sur Expéditions. Un suivi Envoyé ne se supprime pas.

Voir aussi : Transférer des produits entre magasins et Retourner de la marchandise au fournisseur.