Faire un inventaire : compter, contrôler les écarts, corriger le stock

Le comptage enregistre les quantités physiquement présentes. La correction compare ces quantités au stock théorique, puis applique les écarts après votre validation.

Avant de commencer#

• Choisissez le magasin et la date de référence de l’inventaire.
• Vérifiez vos droits dans Paramètres › Rôles : Créer sur Inventaires pour enregistrer un comptage, Créer et Publier sur Écarts d’inventaire pour enregistrer une correction.
• Préparez un appareil connecté à Apitail pour ouvrir la saisie et résoudre les codes-barres.

Compter#

1. Ouvrez Inventaires › Comptages, puis Nouveau.
2. Choisissez le Magasin, la Date de document et ajoutez une Note pour identifier la zone comptée.
3. Utilisez Scanner ou Ajouter, puis renseignez les quantités présentes.
4. Vérifiez les lignes, puis cliquez sur Enregistrer. Pour interrompre votre travail, utilisez Autres actions › Enregistrer en brouillon.

Le tableau comporte une seule colonne numérique : Quantité. Toutes les lignes du comptage sont affichées, y compris une quantité explicitement saisie à zéro. Aucun stock théorique ni écart n’est enregistré dans le comptage. Les mouvements de stock ultérieurs ne changent pas ce qui a été compté.

Un comptage enregistré ne se modifie plus. Son brouillon se reprend dans le même formulaire que Nouveau. Depuis une demande d’inventaire, Compter fixe le magasin et la date de référence de cette demande.

Préparer une correction#

1. Depuis le comptage, cliquez sur Régulariser le stock, ou ouvrez Inventaires › Corrections › Nouveau.
2. Ouvrez Ajouter, puis l’onglet Comptages. Les comptages à reprendre doivent provenir du même magasin.
3. Cochez les comptages puis cliquez sur Ajouter. Une fenêtre vous demande le Périmètre de la correction, sans choix présélectionné. Choisissez un mode puis cliquez sur Valider. Les fenêtres se ferment et la zone des articles affiche le chargement pendant le calcul des écarts.

- **Articles comptés uniquement** : seuls les articles présents dans votre saisie sont comparés. Un article compté à zéro est inclus ; un article absent de la saisie garde son stock.
- **Stock complet du magasin** : les articles comptés et tous les articles ayant un stock théorique non nul à la date de référence sont inclus. Les articles non comptés sont considérés à zéro. Leur chargement commence après confirmation.

1. Contrôlez les écarts. Le tableau de la correction affiche uniquement les lignes dont Quantité diffère de Stock ; Écart indique la différence signée.
2. Pour contrôler sur papier, cliquez sur Écart. La préparation est enregistrée en brouillon et son PDF s’ouvre, sans modifier le stock.
3. Reprenez le brouillon, corrigez les quantités si nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer lorsque le contrôle est terminé.

Pour revoir le choix ou le modifier, ouvrez Autres actions › Périmètre de la correction. Une fois le stock complet chargé, cette fenêtre indique combien d’articles non comptés seront ramenés à zéro. Annuler cette fenêtre abandonne l’ajout en attente ; les articles déjà présents dans le document sont conservés. Cocher un comptage ou la case de sélection globale ne charge pas ses lignes : le calcul commence seulement après Valider.

Le stock théorique est calculé à la date de référence affichée. Une vente ou une réception postérieure à cette date reste prise en compte : la correction ajoute uniquement l’écart constaté. Si une écriture antidatée modifie le stock de référence, l’enregistrement est refusé ; actualisez le stock, relisez les écarts et réessayez.

Pour modifier la Date et heure de référence, cliquez sur le champ, choisissez la date dans le calendrier et ajustez l’heure. Une date ou une heure future est interdite. Cliquez en dehors du calendrier pour terminer. Si le document contient des articles et que la valeur a changé, une confirmation vous prévient du recalcul des écarts : Annuler conserve la référence précédente ; Confirmer recalcule le stock théorique et les écarts en conservant les quantités comptées. Sans article, le changement s’applique directement.

Le brouillon conserve le périmètre, les quantités et les sources. Le PDF reprend son numéro, sa version, sa date d’enregistrement et une mention indiquant que le stock n’a pas été modifié. Une version déjà imprimée ne change pas lorsque vous modifiez ensuite le brouillon.

Regrouper plusieurs comptages dans une correction#

Depuis une nouvelle correction, choisissez le magasin, puis ouvrez Ajouter › Comptages. Sélectionnez les articles de plusieurs comptages dans la même fenêtre, puis cliquez sur Ajouter. Vous pouvez rouvrir cette fenêtre pour compléter votre sélection. Seuls les comptages disponibles du magasin choisi sont proposés.

La case en tête du tableau sélectionne tous les articles correspondant à la recherche, y compris ceux des comptages repliés et des pages non chargées. Un second clic les désélectionne. La sélection seule ne charge pas les lignes. Cliquez sur Ajouter, choisissez le périmètre, puis attendez la fin du calcul après Valider.

Les quantités d’un même article sont additionnées. Le stock théorique est déduit une seule fois, à la date de référence affichée dans la correction. La date du premier comptage ajouté sert de référence ; vérifiez qu’elle correspond à l’inventaire que vous préparez. Ce regroupement convient à des zones distinctes, pas à deux recomptages des mêmes pièces.

Les sources restent associées à la correction et à son brouillon. Le bouton Écart imprime les quantités consolidées. Aucun stock ne change avant l’enregistrement définitif ; les lignes déjà utilisées ne peuvent pas être reprises dans une autre correction.

Filtrer les articles à ajouter#

Dans la fenêtre Ajouter des articles, les onglets En attente, Comptages et les autres sources disponibles utilisent Rechercher et filtrer. Saisissez une référence, un code-barres ou un numéro de document, ou choisissez un critère proposé, par exemple une marque ou une saison. Une sélection de comptage avec des filtres actifs reprend uniquement les produits correspondants ; les comptages doivent toujours appartenir au même magasin.

Résultat#

La correction est Terminée et les écarts non nuls ont été appliqués au stock. Les articles sans écart restent associés à l’opération pour conserver la trace du contrôle ; ils ne créent aucun mouvement et ne sont pas reproposés dans une autre correction. Un comptage devient Terminé lorsque toutes ses lignes ont été reprises.

Le graphe Relations permet de retrouver les comptages d’origine. Le stock corrigé se consulte sur la fiche du produit : Consulter le stock d’un produit.

Corriger le stock sans comptage#

Dans Inventaires › Corrections › Nouveau, choisissez le magasin, puis ajoutez ou scannez les articles et saisissez les quantités physiquement présentes. Choisissez Articles comptés uniquement pour une correction ciblée. Contrôlez les écarts avant Enregistrer.

Une correction enregistrée ne se modifie plus et ne s’annule pas. Pour revenir sur une correction, créez une nouvelle correction.

Cas particuliers#

Transferts en cours#

Une préparation de transfert publiée par votre magasin avant la date de référence, et pas encore réceptionnée à cette date, est déjà retirée de la quantité théorique. Ne comptez pas cette marchandise, même si les colis sont encore en magasin. Voir Transférer des produits entre magasins.

Stock théorique négatif#

Une quantité Stock négative signale une erreur passée ou un décalage de saisie. La correction applique l’écart avec la quantité réellement présente, y compris lorsqu’elle est zéro.

Nouveau comptage ou nouvelle correction de grande taille#

Sur les formulaires Nouveau comptage et Nouvelle correction, les lignes s’affichent au fur et à mesure du défilement. La recherche et les totaux portent sur toute la saisie.

Dans la fenêtre Scanner, vous pouvez continuer à scanner après une coupure : les codes et les quantités restent sur cet appareil. Cliquez sur Réessayer lorsque la connexion revient, puis sur Ajouter après résolution des codes. Un code inconnu reste à corriger ou à retirer ; il n’est pas comptabilisé silencieusement.

Pour une saisie volumineuse, Enregistrer conserve son contenu avant de lancer la création en arrière-plan. L’alerte Enregistrement en cours reste affichée jusqu’au résultat. Vous pouvez retrouver cette saisie depuis Brouillons ; une fois terminée, elle ouvre le document créé. Une panne du traitement entraîne une reprise automatique. Si un contrôle échoue, le message explique le problème et vous pouvez modifier la saisie puis réessayer. Une correction ne modifie le stock qu’une fois l’enregistrement entièrement réussi.

La taille totale de l’envoi, pièces jointes comprises, est limitée à 10 Mo. Un message vous prévient avant l’envoi si cette limite est dépassée. Réduisez les pièces jointes ou répartissez les articles entre plusieurs saisies ; les quantités restent disponibles sur cet appareil.