Remplacer un produit par un autre

Une substitution remplace un produit par un autre dans tout le réseau. Le stock de l'ancien produit passe sur le nouveau, taille par taille, dans chaque magasin, et l'ancien produit ne peut plus être acheté. Elle sert quand la même marchandise se retrouve sous deux fiches : un doublon créé par erreur, une référence recodée par le fournisseur, un modèle reconduit sous une nouvelle fiche.

Elle ne corrige pas une quantité et ne déplace rien d'un magasin à l'autre : pour cela, voir Faire un inventaire et Transférer des produits entre magasins.

Avant de commencer#

• Le nouveau produit doit exister dans le catalogue, avec toutes les tailles de l'ancien : chaque variante de l'ancien produit doit avoir son équivalent, du même nom, sur le nouveau. Il peut en avoir davantage. Voir Créer un produit et ses variantes.
• Dans « Paramètres › Rôles », votre rôle doit accorder, sur Substitutions :
  • Consulter la liste et Consulter le détail, pour ouvrir les substitutions ;
  • Créer, pour créer une substitution et choisir ses produits ;
  • Modifier, pour reprendre une substitution en attente ;
  • Publier, pour la valider (le bouton Valider).
• Terminez ce qui est en cours sur l'ancien produit : commandes fournisseur, factures, transferts. Après la substitution, un document d'achat qui le contient ne peut plus être validé. Voir Un produit encore en commande.
• Si la marchandise porte les codes-barres de l'ancien produit, prévoyez de la réétiqueter. Voir La marchandise étiquetée avec l'ancien code-barres.

Créer la substitution#

1. Ouvrez « Inventaires › Substitutions », puis cliquez sur Nouveau en haut à droite.
2. Dans Note, décrivez la substitution (« Doublon polo noir », « Recodification fournisseur »…) : c'est sous ce nom qu'elle apparaît dans la liste. La Date d'échéance, remplie avec la date du jour, est seulement indicative : la substitution s'applique au moment où vous la validez.

3. Cliquez sur Ajouter un produit. La fenêtre Changement de saison s'ouvre, en deux colonnes.

   • Dans Ancien produit, à gauche, tapez le nom ou le code-barres du produit à remplacer, appuyez sur Entrée, puis sélectionnez-le.
   • Dans Nouveau produit, à droite, cherchez de même le produit qui le remplace, puis sélectionnez-le.
   • Cliquez sur Ajouter.

   

   Le prix de vente TTC de chaque produit s'affiche à droite de son nom. La substitution ne touche pas aux prix : le nouveau produit garde le sien.

4. La paire apparaît sous Anciens produits et Nouveaux produits, reliée par une flèche. Pour remplacer d'autres produits dans la même substitution, cliquez de nouveau sur Ajouter un produit. Pour retirer une paire, décochez sa case avant d'enregistrer.

   

5. Cliquez sur Sauvegarder en brouillon. Le message « Document sauvegardé » s'affiche et la substitution est au statut En attente. Le stock n'a pas encore bougé.

Valider la substitution#

1. Ouvrez la substitution depuis « Inventaires › Substitutions » et relisez chaque paire. Pour corriger, cliquez sur Modifier, changez la note ou les paires, puis cliquez sur Sauvegarder en brouillon.

   

2. Cliquez sur Valider, puis confirmez le message « Êtes-vous sûr de vouloir effectuer les entrées et sorties de stock ? ».

3. Le stock est reporté dans les secondes qui suivent et la substitution passe au statut Terminé. Si elle affiche encore En cours, rechargez la page.

Résultat#

• Dans chaque magasin où l'ancien produit avait du stock, une Sortie de stock le retire et une Entrée de stock reporte la même quantité sur la même taille du nouveau produit. Ces lignes apparaissent dans l'Historique du stock des deux produits : voir Consulter le stock d'un produit et Comprendre les anciennes sorties de stock.

  

• L'ancien produit passe au statut Non achetable. Il reste dans le catalogue, avec ses codes-barres et son historique : ses ventes et ses achats passés ne sont pas reportés sur le nouveau produit.

  

• Le nouveau produit garde ses prix, ses codes-barres et ses tailles. Une taille qu'il a en plus reste sans stock.

• L'entrée est valorisée au coût du nouveau produit dans le magasin, ou à défaut à son Prix d'achat Net HT ; la sortie, au coût de l'ancien. Si les deux prix d'achat diffèrent, la valeur du stock change : dans l'exemple, 15 polos achetés 15 € reviennent à 16 € sur le nouveau produit, et la valeur passe de 225 € à 240 €.

• La substitution reste consultable dans « Inventaires › Substitutions », au statut Terminé. Elle ne se modifie plus.

Cas particuliers#

Les tailles ne correspondent pas#

Si le nouveau produit n'a pas l'une des tailles de l'ancien, Ajouter affiche un message en rouge en haut de la fenêtre, qui nomme la taille manquante entre crochets, par exemple [XL]. La paire n'est pas ajoutée. Ajoutez la taille au nouveau produit (voir Ajouter une variante plus tard), puis recommencez.

Les tailles se comparent par leur nom : « M » et « Medium » sont deux tailles différentes. Un même produit ne peut pas non plus être à la fois l'ancien et le nouveau.

Un produit encore en commande#

Contrairement à la case Achetable de la fiche produit, la substitution rend l'ancien produit non achetable même s'il figure dans une commande en cours. Une commande fournisseur publiée sur l'ancien produit ne peut alors plus être réceptionnée : à la validation de la réception, un message du type « Le variant S du produit … ne peut pas être acheté » s'affiche. Il en va de même pour une facture, un retour ou un avoir fournisseur qui contient l'ancien produit.

Avant de valider la substitution :

• réceptionnez les livraisons attendues : voir Réceptionner une commande fournisseur ;
• clôturez ce qui ne sera pas livré : voir Clôturer ce qui ne sera pas livré ;
• pointez les factures et terminez les retours fournisseur de l'ancien produit.

Commandez ensuite le nouveau produit.

La marchandise étiquetée avec l'ancien code-barres#

Les codes-barres ne passent pas d'un produit à l'autre, et l'ancien produit reste en vente en caisse. Un article encore étiqueté avec l'ancien code-barres et vendu en caisse sort donc du stock de l'ancien produit, qui devient négatif, alors que le stock est sur le nouveau. Réétiquetez la marchandise avec les étiquettes du nouveau produit : voir Imprimer des étiquettes produits.

Un stock à zéro ou négatif#

Seules les quantités positives sont reportées. Un magasin où l'ancien produit est à zéro ne reçoit rien sur le nouveau. Un stock négatif reste sur l'ancien produit : corrigez-le d'abord par un inventaire si la marchandise est bien en rayon.

Une marchandise en cours de transfert#

La substitution reporte le stock présent dans chaque magasin au moment de la validation. Un transfert de l'ancien produit expédié mais pas encore réceptionné compte encore dans le stock du magasin qui l'envoie : il passe donc sur le nouveau produit dans ce magasin. Si le destinataire valide la réception après la substitution, c'est l'ancien produit qui entre chez lui, et qui sort, en négatif, du magasin d'envoi. Faites réceptionner les transferts en cours avant de valider.

Annuler ou supprimer une substitution#

Une substitution validée ne s'annule pas : aucun écran ne le propose. Une substitution En attente ne se supprime pas non plus, mais tant qu'elle n'est pas validée, elle ne change rien au stock. Pour la vider, cliquez sur Modifier, décochez ses paires, puis cliquez sur Sauvegarder en brouillon.