Gérer les fournisseurs

La fiche fournisseur s’ouvre directement sur un formulaire unique, sans onglets : Général, Adresses, Contact, Magasins, Marques et Paiement. Les changements sont enregistrés ensemble avec Enregistrer dans la barre du haut.

À droite, Résumé reprend les montants et le nombre de contacts, magasins et marques actifs. L’Activité, en dessous, permet de consulter et d’ajouter des commentaires selon vos droits.

Adresses, Contact, Magasins et Marques sont présentés en tableaux. Le bouton + Ajouter de chaque section ouvre une fenêtre d’ajout ; le crayon d’une ligne ouvre sa fenêtre de modification. Ajouter ou Appliquer reporte les changements dans le tableau, sans enregistrer la fiche. Annuler ferme la fenêtre sans les appliquer. Cliquez ensuite sur Enregistrer en haut de la page pour sauvegarder l’ensemble.

La fiche fournisseur réunit ce qu'Apitail doit savoir pour acheter et payer : l'identité et la TVA du fournisseur, ses coordonnées bancaires et ses conditions de règlement, ses contacts, ses adresses, ses marques et les magasins qu'il livre. Elle donne aussi accès à tous ses documents d'achat.

Avant de commencer#

• Dans « Paramètres › Rôles », votre rôle doit accorder sur Fournisseurs :
  • Consulter la liste et Consulter le détail : ouvrir « Achats › Fournisseurs » et les fiches ;
  • Créer : le bouton Nouveau ;
  • Modifier : corriger la fiche, l'activer ou la désactiver, et modifier ses contacts, marques et magasins ;
  • Créer, Supprimer, Activer et Désactiver, en plus de Modifier : ajouter, supprimer, activer ou désactiver un contact, une marque ou un magasin de la fiche ;
  • Voir et modifier les coordonnées bancaires : l'IBAN, le BIC, le moyen de paiement, le délai de règlement et l'escompte.
• Les adresses demandent Modifier sur Fournisseurs, et sur Adresses, un droit des rôles du domaine Administration : Créer, Modifier, Définir par défaut, Activer, Désactiver et Supprimer.
• Les moyens de paiement proposés sur la fiche se configurent dans « Paramètres › Comptabilité », module Règlements, bloc Moyens de paiement des partenaires.

Créer un fournisseur#

1. Ouvrez « Achats › Fournisseurs », puis cliquez sur Nouveau en haut à droite.

2. Dans la section Général, renseignez son identité :

   • Nom : le nom affiché dans toutes les listes et sur les documents ;
   • N° TVA : son numéro de TVA intracommunautaire. Il commence par le code du pays (FR, IT…), suivi de 8 à 12 lettres ou chiffres ;
   • Régime de TVA : les mêmes choix que le Traitement des règles de TVA : Régime normal, Exonération, Autoliquidation et Hors champ. Les traitements Exonération et Hors champ utilisent une règle d’achat à taux nul configurée en comptabilité ;
   • N° SIRET ;
   • N° Client : votre numéro de client chez ce fournisseur.

3. Complétez ses conditions de paiement : voir la section suivante.

4. Cliquez sur Enregistrer dans la barre du haut. La fiche s’ouvre au statut Actif.

Pour corriger une fiche, ouvrez-la depuis la liste, modifiez directement ses champs, puis cliquez sur Enregistrer. Annuler abandonne les changements non enregistrés. La case Actif se trouve dans Général.

Conditions de paiement#

Ces champs servent au pointage des factures et à leur règlement :

Champ	À quoi il sert
IBAN et BIC	Les coordonnées bancaires du fournisseur. Les espaces sont retirés à l'enregistrement. Sans IBAN, le fournisseur ne peut pas être payé dans un lot de virements.
Moyen de paiement	Virement, Prélèvement, Garants, ou un moyen ajouté par votre administrateur. Seuls les fournisseurs payés par Virement sont proposés dans un lot de virements.
Délai de règlement (jours)	Fixe la Date d'échéance de ses factures : la date de la facture plus ce délai, ou 10 jours s'il est vide. C'est aussi la période pendant laquelle l'escompte est proposé au règlement.
Taux d'escompte (%)	Le taux d'escompte proposé quand vous réglez une facture dans le délai.

Le paiement lui-même, l'escompte et le fichier de virements sont décrits dans Régler les factures fournisseurs. La date d'échéance d'une facture se corrige à son pointage : voir Pointer une facture fournisseur.

Contacts et adresses#

Ajouter un contact#

1. Dans la section Contact, cliquez sur + Ajouter.
2. Dans le formulaire ajouté à la section, saisissez son Prénom, son Nom, son Téléphone et son E-mail.
3. Dans Responsabilités, sélectionnez les documents dont il s'occupe : Commandes, Réceptions, Litiges, Factures, Demandes de retour, Retours fournisseurs, Avoirs fournisseurs ou Règlements.

4. Dans Marques, sélectionnez les marques qu'il suit. Seules les marques déjà associées au fournisseur sont proposées.

5. Cliquez sur Enregistrer en haut de la page pour enregistrer le contact avec les autres changements.

La responsabilité a un effet concret :

• quand vous créez un document pour ce fournisseur, une commande par exemple, Apitail y ajoute les contacts actifs responsables de ce type de document. Ils apparaissent dans le bloc Informations du document, sous Contacts, où vous pouvez les changer ;
• l'avis de paiement envoyé avec Partager depuis un règlement est adressé aux contacts responsables des Règlements, ou à défaut des Factures.

Le crayon d’un contact ouvre sa fenêtre de modification. Décochez Actif pour qu’un contact ne soit plus ajouté aux nouveaux documents. Supprimer prépare son retrait ; Restaurer l’annule tant que la page n’est pas enregistrée.

Ajouter une adresse#

1. Dans Adresses, cliquez sur + Ajouter.
2. Choisissez le Type, Facturation ou Livraison, puis saisissez l'Adresse, le Code postal, la Ville et le Pays.
3. Cliquez sur Enregistrer en haut de la page.

La première adresse du fournisseur devient son adresse par défaut, signalée par le badge Par défaut. Le crayon ouvre la fenêtre de modification de ses champs.

L'adresse par défaut ne se désactive pas et ne se supprime pas. L'avis de paiement reprend l'adresse de Facturation active du fournisseur, ou à défaut sa première adresse active.

Marques et magasins#

Associer une marque#

1. Dans Marques, cliquez sur + Ajouter.

2. Choisissez la Marque parmi celles du catalogue qui ne sont pas encore associées, puis saisissez le Coeff., obligatoire : le coefficient entre le prix d'achat net et le prix de vente TTC de cette marque chez ce fournisseur.

3. Cliquez sur Enregistrer en haut de la page.

À la création d'un produit, la liste Marque ne propose que les marques actives du fournisseur choisi, et le champ Coeff. se remplit avec ce coefficient : voir Créer un produit. Le coefficient et la case Actif se modifient dans la fenêtre ouverte par le crayon. Le bouton Supprimer est disponible selon vos droits.

Les marques se créent dans « Paramètres › Produits » : voir Organiser le catalogue. La fiche d'une marque permet aussi de l'associer à ses fournisseurs, dans son bloc Fournisseurs.

Associer un magasin#

La section Magasins liste les magasins que le fournisseur livre.

1. Dans Magasins, cliquez sur + Ajouter.
2. Choisissez le Magasin, puis saisissez son N° Client : le numéro de ce magasin chez le fournisseur.
3. Cliquez sur Enregistrer en haut de la page.

Ces magasins servent à plusieurs endroits :

• le lot de commandes pour plusieurs magasins ne répartit les quantités qu'entre les magasins actifs de cette section. Sans aucun magasin, il affiche « Fournisseur sans magasin ». Voir Créer des documents en lot ;
• le N° Client du magasin figure dans la colonne Code magasin fournisseur de l'export CSV d'une commande, et permet de reconnaître le magasin dans un fichier de commandes importé.

Une commande passée depuis « Achats › Commandes » propose tous les magasins, associés ou non au fournisseur.

Retrouver ses documents#

Dans « Achats › Fournisseurs », la recherche trouve un fournisseur par son nom, par une de ses marques, ou par le nom ou l'e-mail d'un de ses contacts. L’ouverture de la liste sélectionne le raccourci Actif. Le même menu propose Tous et Inactif ; la barre de recherche reste vide tant que vous n’ajoutez pas de critère.

Pour chaque fournisseur, la liste donne :

• RàL : la valeur de ce qui reste à livrer sur ses commandes publiées ;
• Réception : la valeur de ce qui a été réceptionné et pas encore facturé ;
• Retour : la valeur de ce qui lui a été retourné et pas encore remboursé par un avoir ;
• Solde : ce qui reste à lui payer, factures moins avoirs, quand les règlements fournisseurs sont activés pour votre société.

Les montants RàL, Réception et Retour sont recalculés chaque nuit : un document publié dans la journée n'y compte qu'à partir du lendemain. Le Solde est affiché sans centimes dans la liste.

Pour ouvrir les documents d'un fournisseur :

1. Sur sa fiche, ouvrez Documents, à gauche d’Autres actions.

2. Choisissez le type de document : Commandes, Réceptions, Litiges, Factures, Demandes de retour, Retours ou Avoirs.

3. L’index habituel s’ouvre dans un nouvel onglet, avec le filtre Fournisseur déjà renseigné. Cliquez sur le numéro pour ouvrir un document. Aucune vue spécifique au fournisseur n’est créée.

Vérifiez les filtres actifs pour retrouver les documents terminés ou annulés. Les saisies non enregistrées définitivement se reprennent depuis les brouillons. Pour traiter chaque document, voir Passer une commande fournisseur, Réceptionner une commande fournisseur, Suivre un litige fournisseur, Pointer une facture fournisseur, Retourner de la marchandise au fournisseur et Enregistrer un avoir fournisseur.

Cas particuliers#

Désactiver un fournisseur#

Une fiche fournisseur ne se supprime pas : quand vous ne travaillez plus avec un fournisseur, désactivez-le.

1. Sur sa fiche, dans Général, décochez Actif.
2. Cliquez sur Enregistrer en haut de la page.

Le fournisseur passe au statut Inactif :

• il n'apparaît plus dans « Achats › Fournisseurs » qu'avec le raccourci Inactif ou Tous ;
• il n'est plus proposé à la création d'une commande ou d'un autre document d'achat ;
• ses documents restent consultables, mais aucun ne peut plus être publié ou validé : le message « Le fournisseur … n'est pas actif » s'affiche.

Modifier le régime de TVA#

Le Régime de TVA se modifie dans la section Général, y compris lorsque des documents sont en cours. Choisissez la valeur, puis cliquez sur Enregistrer. Cette modification nécessite le droit Modifier sur Fournisseurs.

Un fournisseur à traiter : associer ses couleurs#

Quand un import de produits de ce fournisseur contient une couleur qu'Apitail ne connaît pas, elle s’ajoute dans Couleurs à associer, accessible depuis Autres actions › Couleurs sur sa fiche. Pour chaque couleur, choisissez la couleur Apitail correspondante, puis cliquez sur Associer. Elle rejoint la liste des couleurs connues, et les imports suivants la reconnaissent d'eux-mêmes.