Régler la comptabilité de la caisse

Le module Points de vente de « Paramètres › Comptabilité » indique à Apitail comment passer les écritures de la caisse : le Z de chaque clôture, ventilé par moyen de paiement et par taux de TVA, puis les remises en banque, les reports de monnaie, les retraits bancaires et les dépenses du coffre. Pour chacune, vous choisissez le journal, le libellé et les comptes.

Avant de commencer#

• Ces écritures sont envoyées à votre logiciel de comptabilité : ces réglages n'ont d'effet que s'il est relié à Apitail. Voir Relier votre logiciel de comptabilité.
• Créez d'abord vos comptes et vos journaux dans Comptes et Journaux : les listes de ces pages ne proposent que les comptes et les journaux actifs. Reprenez avec votre expert-comptable les numéros de votre logiciel de comptabilité, par exemple 530 pour la caisse et 580 pour les virements internes.
• Chaque taux de TVA vendu en caisse doit avoir sa règle Vente — TVA collectée au Régime normal, avec son compte de TVA collectée : voir Règles de TVA.
• Ces réglages valent pour tous vos magasins.
• Dans « Paramètres › Rôles », votre rôle doit accorder, sur Réglages :
  • Consulter le détail, pour ouvrir ces pages ;
  • Modifier, pour enregistrer. Sans ce droit, les listes sont grisées.

La page Points de vente#

Ouvrez « Paramètres », en bas du menu de gauche, puis Comptabilité. Dans le bloc Modules, cliquez sur Points de vente. La page liste les cinq opérations de caisse qui passent une écriture. Chacune affiche Prêt quand son module est actif.

Les cinq pages fonctionnent de la même façon :

• le Journal comptable reçoit les écritures de l'opération, par exemple votre journal de caisse ;
• le Libellé de l’écriture mêle du texte et des variables. La croix d'une variable la retire ; cliquez dans le champ pour en ajouter une depuis la liste Variables disponibles. La ligne Exemple montre le résultat ;
• dès qu'un champ change, la barre du haut affiche « Modifications non enregistrées », avec Annuler et Enregistrer. Rien n'est pris en compte avant Enregistrer : le message « Configuration du module comptable enregistrée » s'affiche alors ;
• le bouton Aperçu, en haut à droite, montre un exemple d'écriture calculé avec la configuration enregistrée.

Clôtures de caisse#

Chaque clôture de caisse produit un Z, qui devient une écriture : les encaissements au débit, ventilés par moyen de paiement, les ventes et la TVA au crédit. Un Z saisi à la main suit la même configuration.

1. Sur la page Points de vente, cliquez sur Clôtures de caisse.
2. Dans Écriture comptable, choisissez le Journal comptable, puis composez le Libellé de l’écriture avec les variables reference, la référence du Z, et business_date, la date de la clôture. Par exemple : « Z Z-2026-0042 du 15/07/2026 ».
3. Dans Ventes, choisissez les trois comptes :
   • Marchandises : le compte de ventes, par exemple 707. Il reçoit le hors-taxe de tous les taux de TVA ;
   • Produit exceptionnel — écart positif : le compte du surplus, quand le montant compté dépasse le montant théorique ;
   • Perte exceptionnelle — écart négatif : le compte du manque.

4. Dans Paiements, choisissez un compte pour chaque moyen de paiement de la caisse : Espèces, Carte bancaire, Chèque, Avoirs, Cartes cadeaux…

   

5. Cliquez sur Enregistrer. Tous les comptes sont obligatoires : s'il en manque un, la page affiche « Impossible d’enregistrer la configuration ».

L'écriture d'une clôture#

Ligne	Compte	Sens	Montant
Une par moyen de paiement	Le compte du moyen de paiement, dans Paiements	Débit	Ce que la caisse a encaissé avec ce moyen
Écart positif	Le compte du moyen de paiement, puis Produit exceptionnel — écart positif	Débit, puis crédit	Le surplus compté
Écart négatif	Perte exceptionnelle — écart négatif, puis le compte du moyen de paiement	Débit, puis crédit	Le manque
Deux par taux de TVA	Marchandises, puis le compte de TVA collectée de la règle du taux	Crédit	Le hors-taxe, puis la TVA
Ventes sans TVA	Le compte du moyen de paiement Cartes cadeaux, ou Avoirs	Crédit	Les cartes cadeaux vendues et les avoirs émis

Le montant encaissé est le montant théorique de la clôture ; l'écart entre le compté et le théorique a ses propres lignes. Un montant négatif, par exemple quand les remboursements d'un moyen de paiement dépassent ses encaissements, passe au crédit.

Remises en banque#

Une remise en banque sort les espèces ou les chèques du coffre pour les déposer en banque : voir Gérer le coffre et remettre les espèces en banque.

1. Sur la page Points de vente, cliquez sur Remises en banque.
2. Choisissez le Journal comptable et composez le Libellé de l’écriture avec date, la date de la remise, et reference, sa référence.

3. Dans la colonne Affectation, choisissez les comptes :

   • Espèces : le compte de caisse, par exemple 530 ;
   • Virements internes : le compte d'attente des fonds en route vers la banque, par exemple 580.

   

4. Cliquez sur Enregistrer.

L'écriture crédite le compte Espèces et débite le compte Virements internes du montant des origines remises : les clôtures, retraits et reports de monnaie cochés. Les dépenses déduites et la monnaie gardée au coffre ne sont pas retranchées ici : elles ont leurs propres écritures, décrites ci-dessous. Une remise de chèques passe par les mêmes comptes.

Reports de monnaie#

Quand une remise d'espèces est arrondie, la monnaie qui reste au coffre, le Report à nouveau, fait l'objet d'un report de monnaie.

Cliquez sur Reports de monnaie et réglez la page comme celle des Remises en banque : journal, libellé avec date et reference, comptes Espèces et Virements internes. L'écriture est l'inverse de celle de la remise : Espèces au débit, Virements internes au crédit, pour le montant reporté.

Retraits bancaires#

Un retrait bancaire fait entrer au coffre des espèces retirées à la banque.

Cliquez sur Retraits bancaires et réglez la page comme celle des Remises en banque. L'écriture débite le compte Espèces et crédite le compte Virements internes du montant retiré.

Dépenses de caisse#

Une dépense de caisse est un achat payé avec les espèces du coffre.

1. Sur la page Points de vente, cliquez sur Dépenses de caisse.
2. Choisissez le Journal comptable. Composez le Libellé de l’écriture avec type, qui affiche « Dépense coffre », fournisseur et reference, la référence de la pièce justificative ou, à défaut, le numéro de la dépense.
3. Dans la colonne Affectation, choisissez les comptes :
   • Fournitures : le compte de charge, qui reçoit le hors-taxe au débit ;
   • TVA déductible : il reçoit la TVA au débit. Sans TVA sur la dépense, cette ligne n'est pas passée ;
   • Espèces : le compte d'où sort l'argent, crédité du TTC.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Résultat#

• À chaque clôture de caisse, remise en banque, report de monnaie, retrait bancaire ou dépense, Apitail calcule l'écriture avec ces réglages et l'envoie à votre logiciel de comptabilité, avec son justificatif : le PDF du Z, ou la pièce jointe à l'opération. Chaque type d'opération part si son envoi est activé dans la liaison avec votre logiciel de comptabilité, par exemple Publier les clôtures ou Publier les dépenses de caisse.
• Une modification ne vaut que pour les écritures pas encore envoyées : une écriture déjà enregistrée dans votre logiciel de comptabilité ne change pas.
• L'envoi des Z se suit dans « Points de vente › Clôtures » : voir Retrouver un Z de caisse.

Cas particuliers#

Un Z reste bloqué après une clôture#

Le Z d'une clôture n'est pas envoyé tant que la configuration de son magasin est incomplète, par exemple :

• un moyen de paiement actif dans le magasin n'a pas de compte dans Paiements ;
• un taux de TVA vendu n'a pas de règle Vente — TVA collectée au Régime normal ;
• un compte ou un journal choisi ici a été désactivé, ou n'est pas encore relié à votre logiciel de comptabilité.

La carte Intégration de la session affiche alors Bloquée, avec la raison. Complétez la configuration : Apitail retente l'envoi de lui-même. Voir Une clôture faite en caisse n'apparaît pas dans la liste.

Vous avez créé un moyen de paiement#

Il apparaît dans Paiements sans compte, avec « Sélectionner un compte ». Choisissez son compte et enregistrez : sinon, les clôtures des magasins où il est actif restent bloquées.

Si votre écran détaille un moyen de paiement en plusieurs lignes#

Un moyen de paiement réglé avec une Ventilation à la clôture, par exemple les cartes bancaires par mode de lecture, se compte ligne par ligne : voir Clôturer sa caisse. Tant que sa Ventilation comptable est activée, l'écriture reprend une ligne par ligne comptée, toutes sur le compte du moyen de paiement.

Pour n'en garder qu'une, désactivez Ventilation comptable dans « Points de vente › Paramètres », Moyens de paiement. Il faut le droit Modifier de la ligne Paramètres de caisse. Le choix vaut pour les clôtures suivantes.

Une remise en banque ne passe aucune écriture#

Seules les remises vers une destination de type Banque sont comptabilisées. Le type s'affiche dans la colonne Type de « Points de vente › Paramètres », Destinations coffre : Banque ou Gestionnaire. Une remise vers un Gestionnaire ne passe aucune écriture.

Un transfert interne entre le coffre et la caisse#

Il ne passe aucune écriture : les espèces restent dans le magasin. Seules les cinq opérations de la page Points de vente en passent une.

Une opération est annulée#

Un Z, une remise, un report, un retrait ou une dépense annulé après son envoi produit une écriture inverse : les mêmes comptes, débit et crédit échangés. Son libellé commence par « Annulation – ». Pour une dépense, c'est la variable type qui l'affiche.

Un module affiche Incomplet#

Un module au statut Incomplet est désactivé : ses opérations ne sont pas envoyées à votre logiciel de comptabilité. Ce réglage ne se fait pas depuis vos écrans : contactez l'équipe Apitail.